Повідомлення про конфіденційність

Якщо у вас виникли питання про конфіденційність, будь ласка, зв'яжіться з нами.

1. Контролер персональних даних

Computer Repair Twente є контролером обробки персональних даних, описаної в цій заяві про конфіденційність.

• Назва компанії: Computer Repair Twente
• Електронна пошта: contact@computerrepairtwente.nl
• Телефон: 06-55734000
• Веб-сайт: www.computerrepairtwente.nl

Якщо на сайті вказано реквізити компанії, як-от адреса, номер KvK чи номер ПДВ, ці дані є додатковою контактною інформацією та відомостями про компанію.

2. Коли ми обробляємо персональні дані?

Ми можемо обробляти персональні дані, коли ви:

• Зв'язатися з нами через веб-сайт, електронну пошту, телефон, WhatsApp або соціальні медіа;
• запитуєте цінову пропозицію;
• має ремонт або виконання ІТ-сервісу;
• передаєте нам пристрій;
• Використання послуг на місці;
• Використання дистанційного забезпечення;
• отримувати рахунок-фактуру або здійснити платіж;
• подаєте гарантійну претензію або скаргу;
• стати клієнтом або раніше замовником;
• Використання нашого сайту;
• Забезпечує дані для веб-сайту, хостингу, електронної пошти або іншого цифрового сервісу.

3. Які персональні дані ми обробляємо?

Залежно від характеру спілкування та замовлення ми можемо обробляти такі персональні дані.

3.1 Контактні дані

• ім'я;
• назва підприємства, якщо застосовно;
• номер телефону;
• адреса електронної пошти;
• адресні дані, якщо вони потрібні для виїзного обслуговування, виставлення рахунків або обліку;
• ім'я місця або регіон;
• налаштування зв'язку.

3.2 Дані про замовлення та ремонт

• опис проблеми або замовлення;
• марка, тип, модель і серійний номер пристрою;
• аксесуари включені;
• фотографії апарату або пошкодження;
• статус ремонту;
• виконані роботи;
• частини, які використовуються або замовлені;
• гарантійний період та історія обслуговування;
• внутрішні нотатки, необхідні для виконання робіт або подальшого обслуговування.

3.3 Дані комунікації

• електронні листи;
• WhatsApp повідомлення;
• SMS повідомлення;
• телефонні записи;
• повідомлення з контактної форми;
• листування щодо цінової пропозиції та погодження;
• повідомлення про гарантію, скарги або подальше обслуговування.

3.4 Дані рахунків і платежів

• реквізити рахунків;
• статус платежу;
• спосіб оплати;
• банківські реквізити в обсязі, видимому під час оплати;
• неоплачені суми;
• дані, необхідні для ведення бухгалтерського обліку та податкового адміністрування.

3.5 Технічні дані

У разі ремонту, підтримки або використання сайту ми можемо обробляти технічні дані, такі як:

• IP адреса;
• тип пристрою;
• операційна система;
• повідомлення про помилки;
• файли журналів;
• версії програмного забезпечення;
• налаштування облікового запису в міру необхідності;
• інформація про мережу або систему;
• дані браузера під час відвідування сайту.

3.6 Дані на пристроях

Коли ви доставляєте пристрій, він може містити особисті файли, фотографії, документи, електронні листи, паролі, облікові записи або інші дані. Computer Repair Twente не активно обробляє дані як адміністратора замовника, але може прийти до контакту з ним тимчасово і випадково під час ремонту, діагностики, передачі даних або підтримки.

Ми не переглядаємо приватні файли, крім випадків, коли це необхідно для виконання замовлення, наприклад під час відновлення даних, видалення вірусів, діагностики помилок чи перенесення даних.

4. Спеціальні персональні дані

Computer Repair Twente не спрямований на обробку спеціальних персональних даних, таких як медичні дані, релігійна віра, політичні переваги, кримінальні дані або інші чутливі персональні дані.

Утім такі дані можуть бути видимі на пристрої або в наданих вами файлах. У такому разі ми не обробляємо їх свідомо чи цілеспрямовано, крім випадків, коли це суворо необхідно для замовлення й ви надали на це згоду.

Ви самі відповідаєте за видалення, приховування або шифрування чутливої інформації перед передачею пристрою, крім випадків, коли ви прямо доручаєте нам працювати з цими даними, наприклад для відновлення даних.

5. Цілі обробки

5.1 Зв'язок

Ми використовуємо контактні дані:

• відповіді на питання;
• домовлятися про зустрічі;
• надсилати цінові пропозиції;
• повідомляти про стан ремонту;
• запитувати згоду на роботи або деталі;
• зв’язуватися щодо рахунків, гарантії або подальшого обслуговування.

5.2 Надання послуг

Ми використовуємо персональні дані та технічні дані для:

• діагностика;
• ремонт;
• монтаж;
• обслуговування;
• передача даних;
• налаштування програмного забезпечення;
• видалення вірусів та шкідливих програм;
• дистанційне обслуговування;
• послуги на місці;
• доставка та замовлення деталей.

5.3 Ведення документації та виставлення рахунків

Ми обробляємо дані:

• цінові пропозиції;
• рахунок-фактури;
• оформлення платежу;
• облік;
• податкове адміністрування;
• керування дебіторською заборгованістю.

5.4 Гарантія та подальше обслуговування

Ми зберігаємо певні дані про замовлення, щоб:

• оцінити гарантії;
• мати змогу знайти відомості про попередні роботи;
• краще допомагати клієнтам із подальшими запитаннями;
• мати доказ угод, здійснених і виконаних робіт.

5.5 Безпека та докази

Ми можемо обробляти дані для:

• Безпека системи;
• запобігання зловживанню або шахрайству;
• докази угоди;
• докази скарг або спорів;
• захист наших прав і інтересів.

5.6 Зобов’язання за законом

Деякі дані ми зобов’язані зберігати за законом, наприклад для обліку й оподаткування. Податкова служба вказує, що підприємці зазвичай повинні зберігати основні облікові дані 7 років.

6. Юридична основа для обробки

Ми обробляємо персональні дані лише за наявності чинної правової підстави.

6.1 Виконання договору

Ми обробляємо дані, коли це необхідно для виконання замовлення, ремонту, доставки, підготовки цінової пропозиції, проведення зустрічі або надання послуги.

Приклади:

• використовувати ваші контактні дані, щоб планувати призначення;
• записувати відомості про пристрій для ремонту;
• виставляти рахунок за виконані роботи;
• зв’язуватися для погодження деталей.

6.2 Юридичне зобов'язання

Ми обробляємо та зберігаємо дані при необхідності законом, наприклад, для адміністрування податків, рахунків-фактур та бухгалтерського обліку.

6.3 Законний інтерес

Ми можемо обробляти дані на основі законних інтересів, наприклад:

• підтримка клієнтів;
• Гарантійне управління;
• безпека;
• запобігання шахрайству;
• докази у разі виникнення спору;
• вдосконалення наших послуг.

Ми завжди робимо баланс між нашими інтересами та вашим інтересом до конфіденційності.

6.4 Згода

У деяких випадках ми попросимо вашу згоду, наприклад, для:

• перегляд окремих файлів;
• відновлення даних, під час якого можуть відкриватися приватні дані;
• використання певних файлів cookie, де це можливо;
• публікація відгуків, фотографій або прикладів, якщо за ними можна ідентифікувати особу.

Ви завжди можете відкликати згоду. Відкликання не має зворотної дії.

7. Ремонт, пристрої та доступ до даних

7.1 Доступ до пристрою

Для діагностики, ремонту або монтажу ми можемо знадобитися доступ до вашого пристрою, операційної системи, облікового запису користувача або налаштувань.

7.2 Паролі та дані для входу

Якщо ви надаєте нам паролі, PIN-коди, коди відновлення або дані облікових записів, ви робите це під власну відповідальність. Ми використовуємо ці дані лише для виконання замовлення.

Ми рекомендуємо змінити паролі після закінчення роботи.

7.3 Приватні файли

Ми не переглядаємо приватні файли, крім випадків, коли це необхідно для виконання замовлення або ви надаєте нам на це явний дозвіл.

7.4 Резервні копії

Ви самі відповідаєте за створення актуальної резервної копії перед передачею пристрою. Computer Repair Twente не відповідає за втрату, пошкодження або порушення цілісності даних, крім випадків умислу чи свідомої грубої необережності.

7.5 Відновлення даних

Під час відновлення або перенесення даних чи діагностики несправних носіїв ми можемо тимчасово отримувати доступ до файлів. Відновлення даних завжди виконується з докладанням зусиль (best-effort). Успіх не гарантується.

8. Дистанційна підтримка

При дистанційній підтримці Computer Repair Twente може тимчасово переглядати екран або керувати пристроєм через відповідне ПЗ.

8.1 Згода

Віддалена підтримка тільки відбувається з вашим дозволом.

8.2 Видимі дані

Під час віддаленої підтримки на екрані можуть бути видимі дані. Ви самі відповідаєте за закриття або приховування вікон, файлів та інформації, що не стосуються замовлення.

8.3 Завершення сеансу

Ви можете закінчити сеанс дистанційного супроводу в будь-який час.

8.4 Відсутність постійного доступу

Computer Repair Twente використовує дистанційну підтримку лише для відповідного замовлення та не має постійного доступу до вашого пристрою, якщо інше прямо не погоджено письмово.

9. Веб-сайт, контактна форма та файли cookie

9.1 Відвідування сайту

Під час відвідування нашого сайту можуть оброблятися технічні дані: IP-адреса, браузер, пристрій, відвідані сторінки та час відвідування.

9.2 Контактна форма

Коли ви заповнюєте контактну форму, ми обробляємо дані, які ви заповнюєте самостійно, такі як ім'я, адреса електронної пошти, номер телефону та вміст повідомлень.

9.3 Файли cookie

Computer Repair Twente може використовувати функціональні cookie, необхідні для роботи сайту. Якщо використовуються аналітичні або маркетингові cookie, що потребують згоди, ми запитуємо її через повідомлення про cookie.

9.4 Аналіз

При вимірюванні відвідуваності сайту ми віддаємо перевагу способам, що враховують захист особистих даних. Дані використовуються для поліпшення сайту, аналізу збоїв і запобігання зловживанням.

9.5 Зовнішній вміст

Наш сайт може містити посилання на зовнішні веб-сайти або послуги. Computer Repair Twente не несе відповідальності за політику конфіденційності третіх осіб.

10. WhatsApp, електронна пошта та телефон

10.1 WhatsApp

Коли ви зв'язуєтеся з нами через WhatsApp, ми обробляємо номер телефону, ім'я, фото профілю, якщо видимі, зміст повідомлення та будь-які надіслані файли або фотографії.

WhatsApp є стороннім сервісом. На використання WhatsApp також поширюються умови та політика конфіденційності WhatsApp/Meta.

10.2 Електронна пошта

Якщо ви по електронній пошті, ми обробляємо електронну адресу, ім'я, вміст повідомлень, вкладення та технічні дані електронної пошти.

10.3 Телефон

При телефонному спілкуванні ми можемо робити нотатки про зміст розмови, наприклад про домовленості, ремонт, комерційні пропозиції або скарги.

10.4 Не передавайте конфіденційну інформацію незахищеними каналами

Ми не рекомендуємо надсилати особливо чутливі дані, паролі чи конфіденційні документи через WhatsApp або незахищену електронну пошту, крім випадків, коли це необхідно й ви приймаєте ризик.

11. Цінові пропозиції, рахунки та облік

Для складання цінових пропозицій, рахунків і ведення обліку ми обробляємо ім’я, назву компанії, адресу, електронну пошту, телефон, опис послуг або товарів, ціни, відомості про ПДВ, статус оплати, номер рахунку та дату пропозиції, замовлення або рахунку.

Ці дані зберігаються протягом тривалого часу, оскільки це необхідно для нашої адміністрації, юридичних зобов'язань, гарантії, доказів та обслуговування клієнтів.

12. Передача персональних даних третім особам

Computer Repair Twente передає персональні дані третім особам лише за необхідності для виконання замовлення, законних зобов’язань, ведення документації, безпеки або надання послуг.

Приклади третіх осіб:

• постачальників запасних частин;
• бухгалтер або бухгалтерська фірма;
• провайдер хостингу;
• e-mail постачальника;
• платіжний провайдер;
• постачальники програмного забезпечення;
• програмне забезпечення підтримки;
• доставка або транспортні послуги;
• організація зі стягнення заборгованості, якщо потрібно;
• юридичні або податкові консультанти, при необхідності;
• державні органи, якщо цього вимагає закон.

Ми ніколи не продаємо персональні дані третім особам.

13. Обробники персональних даних

Коли треті особи обробляють персональні дані від імені Computer Repair Twente, ми робимо договори для захисту персональних даних, де це необхідно.

Це може включати хостинг, електронну пошту, адміністрування, резервні послуги, облікове програмне забезпечення або інструменти підтримки.

14. Передача даних за межі Європейської економічної зони

Computer Repair Twente намагається обробляти особисті дані максимально в межах Європейської економічної зони. Деякі зовнішні послуги, такі як e-mail-провайдери, хмарне програмне забезпечення, аналітичні програми або комунікаційні платформи, можуть обробляти дані поза Європейською економічною зоною. У цьому випадку ми спираємось на відповідні гарантії, передбачені законом, такі як стандартні договірні пункти або інші дозволені механізми.

15. Безпека персональних даних

Computer Repair Twente приймає відповідні технічні та організаційні заходи щодо захисту персональних даних від втрати, крадіжки, несанкціонованого доступу, зміни, неправильного використання або розкриття.

Приклади заходів можуть включати:

• захищений доступ до систем;
• використання паролів і, де можливо, двоетапна перевірка;
• обмежений доступ до даних клієнтів;
• забезпечення безпеки обладнання та адміністрування;
• дбайливе поводження з пристроями замовника;
• оновлення програмного забезпечення, де можливо;
• використання безпечних з'єднань, де потрібно;
• резервні копії власної ділової документації;
• внутрішні угоди про конфіденційність.

Однак жодна система не є цілком вільною від ризиків. Тому Computer Repair Twente не може гарантувати повне запобігання несанкціонованому доступу, втраті чи зловживанню за будь-яких обставин.

16. Витоки даних

У разі інциденту безпеки чи витоку даних Computer Repair Twente оцінює характер і серйозність інциденту. Коли цього вимагає закон, ми повідомляємо про витік даних до Autoriteit Persoonsgegevens та/або відповідним особам, яких це стосується. Ми вживаємо належних заходів, щоб максимально обмежити наслідки інциденту.

17. Терміни зберігання

Computer Repair Twente зберігає персональні дані не довше необхідного для мети їх збору, якщо не застосовується встановлений законом строк зберігання. Державні органи зазначають, що персональні дані не можна зберігати довше необхідного для мети обробки.

В принципі ми використовуємо наступні періоди збереження:

• Пропозиції, що не призвели до замовлення: не більше 2 років
• Звернення без замовлення: не більше 12 місяців
• Деталі ремонту та обслуговування: до тих пір, як це необхідно для гарантії, історії обслуговування та доказів
• Рахунки та облікові дані: щонайменше 7 років
• Гарантійні деталі: протягом гарантійного строку та розумного періоду після нього
• Скарга та спірова інформація: стільки, скільки потрібно для розгляду та доказів
• Спілкування через WhatsApp та електронну пошту: стільки, скільки потрібно для замовлення, обслуговування, обліку або доказів
• Дані дистанційного обслуговування: тільки до тих пір, поки це необхідно для виконання і контролю
• Файли журналу веб-сайтів: якомога коротше, якщо довший строк не потрібен для безпеки або аналізу помилок

Після закінчення строку зберігання персональні дані видаляються або знеособлюються, якщо довше зберігання не потрібне у зв’язку з обов’язком за законом, спором, гарантією чи законним інтересом.

18. Права на конфіденційність

GDPR надає вам різні права. Нідерландський орган із захисту даних указує, зокрема, права на доступ, виправлення, видалення, обмеження обробки, переносимість даних і заперечення.

У вас є такі права, зокрема:

• Право на інформацію: ви маєте право на чітку інформацію про те, що ми робимо з вашими персональними даними та чому.
• Право на доступ до даних: Ви можете попросити які персональні дані, які ми обробляємо з вас.
• Право на виправлення: Ви можете запитати, що невірні або неповні персональні дані будуть виправлені або доповнені.
• Право на видалення: ви можете попросити видалити персональні дані, якщо ми більше не зобов’язані зберігати їх на підставі закону, договору, гарантії, обов’язку ведення обліку або законного інтересу.
• Право на обмеження: Ви можете, в певних випадках, вимагати тимчасових обмежень на обробку ваших персональних даних.
• Право на заперечення: ви можете заперечувати проти обробки персональних даних на підставі законного інтересу.
• Право на переносимість даних: де це можливо, ви можете отримати персональні дані в структурованій, поширеній та машинно-прочитаній формі.
• Право на відкликання згоди: Якщо обробка ґрунтується на згоді, ви можете відкликати цю згоду. Це не має ретроактивного ефекту.

19. Подання запиту

Ви можете подати запит на конфіденційність: contact@computerrepairtwente.nl.

Щоб запобігти зловживанню, ми можемо попросити вас підтвердити свою ідентичність. Ми не будемо запитати більше інформації, ніж це необхідно. Ми відповімо в принципі 30 днів на Ваш запит. Якщо запит є складними або багатьма запитами, цей період може бути продовжений в межах, дозволених GDPR.

20. Неповнолітні

Computer Repair Twente не орієнтується спеціально на неповнолітніх. Якщо неповнолітній хоче скористатися нашими послугами, може знадобитися згода одного з батьків або законного представника.

Якщо ми виявимо, що обробили персональні дані неповнолітнього без дійсної згоди, ми видалимо їх тією мірою, якою це обґрунтовано можливо й дозволено законом.

21. Скарги

Якщо у вас є скарга про обробку ваших персональних даних, ми просимо звернутися до нас в першу чергу. Далі ми спробуємо знайти рішення разом.

Ви також маєте право надати скаргу з органом обробки персональних даних.

22. Зміни до цієї Політики конфіденційності

Computer Repair Twente може змінювати цю заяву про конфіденційність при зміні наших послуг, методів роботи, сайту, систем або законних зобов’язань. Актуальна версія завжди доступна на нашому сайті.

23. Контактні дані

Для запитань про конфіденційність або обробку персональних даних звертайтеся до:

• Computer Repair Twente
• Електронна пошта: contact@computerrepairtwente.nl
• Телефон: 06-55734000
• Веб-сайт: www.computerrepairtwente.nl