Auftragsverarbeitungsvereinbarung DSGVO — Entwurf

1. Parteien

1.1 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher: der Geschäftskunde, der Computer Repair Twente mit Dienstleistungen beauftragt, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden können.

• Unternehmensname;
• Rechtsform;
• Adresse;
• Postleitzahl und Ort;
• KvK-Nummer;
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern zutreffend;
• Kontaktperson;
• E-Mail-Adresse;
• Telefonnummer.

Nachfolgend bezeichnet als: Verantwortlicher oder Kunde.

1.2 Auftragsverarbeiter

Auftragsverarbeiter: Computer Repair Twente, ansässig in Enschede.

• Unternehmensname: Computer Repair Twente;
• E-Mail: contact@computerrepairtwente.nl;
• Telefon / WhatsApp: 06-55734000;
• Website: www.computerrepairtwente.nl.

Nachfolgend bezeichnet als: Auftragsverarbeiter oder Computer Repair Twente.

1.3 Parteien gemeinsam

Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter werden gemeinsam als Parteien bezeichnet.

2. Zweck dieser Vereinbarung

2.1 Vereinbarungen über personenbezogene Daten

Diese Auftragsverarbeitungsvereinbarung legt fest, unter welchen Bedingungen Computer Repair Twente personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

2.2 DSGVO

Diese Vereinbarung dient der Erfüllung der Pflichten aus der DSGVO, soweit Computer Repair Twente als Auftragsverarbeiter tätig ist.

2.3 Ergänzend zu anderen Vereinbarungen

Diese Auftragsverarbeitungsvereinbarung gilt neben dem Angebot, dem Vertrag, den allgemeinen Geschäftsbedingungen, dem SLA, Supportvereinbarungen oder anderen schriftlichen Vereinbarungen zwischen den Parteien. Bei Widersprüchen haben die Bestimmungen dieser Auftragsverarbeitungsvereinbarung Vorrang, soweit es um die Verarbeitung personenbezogener Daten als Auftragsverarbeiter geht.

3. Rollen der Parteien

3.1 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Der Kunde ist Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, wenn er Folgendes bestimmt:

• welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
• warum diese personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
• wie lange diese Daten erforderlich sind;
• wer Zugriff haben darf;
• welche Personen betroffen sind;
• welche Rechtsgrundlage gilt;
• welchen Weisungen Computer Repair Twente folgen muss.

3.2 Auftragsverarbeiter

Computer Repair Twente ist Auftragsverarbeiter, wenn wir personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach den Weisungen des Kunden verarbeiten.

3.3 Kein Auftragsverarbeiter bei der eigenen Verwaltung

Computer Repair Twente ist kein Auftragsverarbeiter für die eigene Kundenverwaltung, Rechnungsstellung, Angebote, Forderungsverwaltung, Marketing, Sicherheit eigener Systeme oder gesetzliche Pflichten. Für diese Verarbeitungen ist Computer Repair Twente eigenständiger Verantwortlicher. Diese Fälle fallen unter unsere Datenschutzerklärung.

4. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

4.1 Gegenstand

Die Verarbeitung betrifft personenbezogene Daten, die Computer Repair Twente bei geschäftlichen IT-Dienstleistungen, Support, Verwaltung, Wartung, Sicherheit, Backup, Wiederherstellung, Migration, Störungsbehebung oder vergleichbaren Arbeiten verarbeiten kann.

4.2 Dauer

Diese Vereinbarung gilt für die Dauer der Dienstleistung, bei der Computer Repair Twente personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet.

4.3 Ende

Die Verarbeitung endet, wenn:

• die Dienstleistung endet;
• der Vertrag beendet wird;
• die personenbezogenen Daten nicht mehr erforderlich sind;
• der Kunde schriftlich Löschung oder Rückgabe verlangt;
• eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein berechtigter Grund eine längere Speicherung erforderlich macht.

5. Art und Zweck der Verarbeitung

5.1 Art der Verarbeitung

Computer Repair Twente kann personenbezogene Daten beispielsweise durch folgende Tätigkeiten verarbeiten:

• einzusehen;
• vorübergehend zu speichern;
• zu kopieren;
• zu übertragen;
• wiederherzustellen;
• zu schützen;
• zu sichern;
• zu löschen;
• zur Fehlerbehebung zu analysieren;
• in Systemen zu konfigurieren;
• in der Supportkommunikation zu verarbeiten;
• während des Fernsupports vorübergehend sichtbar zu erhalten.

5.2 Zwecke

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich, soweit sie für die Dienstleistung an den Kunden erforderlich ist.

Zu den Zwecken können unter anderem zählen:

• IT-Support;
• IT-Arbeitsplatzverwaltung;
• Systemverwaltung;
• Benutzerverwaltung;
• Kontounterstützung;
• E-Mail-Unterstützung;
• Backup und Wiederherstellung;
• Datenwiederherstellung;
• Datenmigration;
• Sicherheitsunterstützung;
• Behebung von Vorfällen;
• Wartung;
• Fehlerbehebung;
• Dokumentation der Supportarbeiten;
• Kommunikation über Supportanfragen;
• Erfüllung eines Vertrags oder SLA.

6. Kategorien betroffener Personen

Je nach Auftrag können unter anderem personenbezogene Daten folgender Personen verarbeitet werden:

• Mitarbeiter des Kunden;
• Geschäftsführung oder Management des Kunden;
• Nutzer der Systeme des Kunden;
• Kontaktpersonen des Kunden;
• Kunden des Kunden;
• Lieferanten des Kunden;
• Besucher oder Geschäftskontakte des Kunden;
• andere Personen, deren Daten in Systemen, Dateien oder Backups des Kunden enthalten sind.

Die genauen Kategorien können je nach Kunde oder Auftrag variieren und in einem Anhang festgelegt werden.

7. Arten personenbezogener Daten

Je nach Auftrag kann Computer Repair Twente unter anderem auf Folgendes zugreifen oder es verarbeiten:

• Name;
• geschäftliche E-Mail-Adresse;
• private E-Mail-Adresse, sofern in Systemen vorhanden;
• Telefonnummer;
• Benutzername;
• Benutzerkonto;
• Funktion oder Abteilung;
• Zugriffsrechte;
• System- und Protokolldaten;
• IP-Adressen;
• Gerätename;
• Seriennummern;
• Arbeitsplatzdaten;
• E-Mail-Einstellungen;
• Dateien und Dokumente;
• Backups;
• Kalender- oder Kontaktdaten;
• Fehlermeldungen;
• Supportverlauf;
• technische Konfigurationsdaten;
• Sicherheitsmeldungen;
• Daten, die während der Fernunterstützung sichtbar sind.

7.1 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Computer Repair Twente beabsichtigt nicht, besondere Kategorien personenbezogener Daten zu verarbeiten. Solche Daten können jedoch in Dateien, E-Mails, Backups oder Systemen des Kunden sichtbar sein. Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, diese Daten einzuschränken, zu schützen oder zu löschen, wenn sie für den Auftrag nicht erforderlich sind.

7.2 Strafrechtliche Daten

Die Verarbeitung strafrechtlicher Daten ist kein Zweck der Dienstleistung von Computer Repair Twente. Werden solche Daten zufällig in Kundensystemen oder -dateien sichtbar, verarbeitet Computer Repair Twente sie nur soweit im technischen Auftrag erforderlich und gemäß den Weisungen des Kunden.

8. Weisungen des Verantwortlichen für die Datenverarbeitung

8.1 Nur auf Weisung

Computer Repair Twente verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage schriftlicher oder nachweisbarer Weisungen des Verantwortlichen, sofern keine gesetzliche Pflicht etwas anderes verlangt.

8.2 Nachweisbare Weisungen

Weisungen können unter anderem über folgende Wege erteilt werden:

• Vertrag;
• Angebot;
• E-Mail;
• WhatsApp;
• Supportticket;
• Auftragsbestätigung;
• SLA;
• Supportanfrage;
• mündliche Weisung, die später nachweisbar bestätigt wird;
• Dokumentation oder Arbeitsvereinbarung.

8.3 Rechtswidrige Weisungen

Hält Computer Repair Twente eine Weisung für unvereinbar mit der DSGVO oder anderen Gesetzen, informiert Computer Repair Twente den Kunden, soweit dies vernünftigerweise möglich ist.

8.4 Keine eigenständige Nutzung

Computer Repair Twente verwendet im Auftrag des Kunden verarbeitete personenbezogene Daten nicht für eigene Zwecke, sofern dies nicht gesetzlich zulässig oder für die eigene Verwaltung, Beweisführung, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

9. Vertraulichkeit

9.1 Verschwiegenheitspflicht

Computer Repair Twente behandelt personenbezogene Daten und vertrauliche Informationen des Kunden vertraulich.

9.2 Personen unter der Verantwortung des Auftragsverarbeiters

Computer Repair Twente stellt sicher, dass Personen, die unter seiner Verantwortung personenbezogene Daten verarbeiten, zur Verschwiegenheit oder einer angemessenen gesetzlichen oder vertraglichen Geheimhaltung verpflichtet sind.

9.3 Ausnahmen

Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht, wenn eine Offenlegung aufgrund von Gesetzen, einer gerichtlichen Anordnung oder einer zuständigen Aufsichtsbehörde verpflichtend ist.

10. Sicherheitsmaßnahmen

10.1 Geeignete Maßnahmen

Computer Repair Twente trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Änderung, Offenlegung oder unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen.

10.2 Beispiele für Maßnahmen

Je nach Dienstleistung und technischen Möglichkeiten können die Maßnahmen Folgendes umfassen:

• starke Passwörter;
• MFA, soweit möglich;
• begrenzter Zugriff nach dem Erforderlichkeitsprinzip;
• geschützte Geräte;
• sichere Verbindungen, soweit verfügbar;
• verschlüsselte Übertragung, soweit passend;
• Software-Updates und Patches, soweit möglich;
• Antiviren- oder Sicherheitsmaßnahmen, soweit passend;
• Protokollierung, soweit passend;
• sorgfältige Speicherung von Kundeninformationen;
• Beschränkung des Zugriffs auf Supportinformationen;
• Vertraulichkeitsvereinbarungen;
• sicheres Löschen von Daten, soweit möglich;
• Einsatz zuverlässiger Tools und Anbieter;
• physischer Schutz von Geräten und Arbeitsplätzen.

10.3 Keine absolute Sicherheitsgarantie

Kein System ist völlig risikofrei. Computer Repair Twente garantiert nicht, dass jede Form von unbefugtem Zugriff, Datenschutzverletzung, Schadsoftware, Hackerangriff, menschlichem Fehler oder Systemstörung vollständig verhindert werden kann.

10.4 Abhängigkeit von der Kundenumgebung

Die Sicherheit hängt auch von der Kundenumgebung, bestehenden Einstellungen, Passwortrichtlinien, Berechtigungsverwaltung, Updates, Nutzerverhalten, Netzwerksicherheit und der Befolgung von Empfehlungen durch den Kunden ab.

11. Unterauftragsverarbeiter

11.1 Beauftragung

Computer Repair Twente darf Unterauftragsverarbeiter einsetzen, wenn dies für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich oder sinnvoll ist.

Beispiele für Unterauftragsverarbeiter oder Drittdienste können sein:

• Hosting-Anbieter;
• Cloud-Anbieter;
• E-Mail-Anbieter;
• Fernsupport-Tools;
• Backup-Dienste;
• Buchhaltungs- oder Verwaltungssoftware;
• Sicherheitssoftware;
• Ticket- oder Dokumentationssysteme;
• Anbieter von IT-Tools;
• spezialisierte IT-Partner.

11.2 Angemessene Vereinbarungen

Computer Repair Twente sorgt bei Bedarf für geeignete Vereinbarungen mit Unterauftragsverarbeitern zum Schutz personenbezogener Daten.

11.3 Übersicht auf Anfrage

Auf Anfrage kann Computer Repair Twente eine Übersicht relevanter Unterauftragsverarbeiter bereitstellen, die für die Dienstleistung an den Kunden eingesetzt werden.

11.4 Widerspruch

Hat der Kunde Einwände gegen einen bestimmten Unterauftragsverarbeiter, teilt er dies schriftlich und begründet mit. Die Parteien beraten dann über eine angemessene Lösung.

12. Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

12.1 Verarbeitung innerhalb des EWR

Computer Repair Twente strebt an, personenbezogene Daten möglichst innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums zu verarbeiten.

12.2 Externe Dienste

Einige externe Dienste oder Lieferanten können personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

12.3 Geeignete Garantien

Personenbezogene Daten werden außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nur verarbeitet, wenn dafür eine geeignete Grundlage oder Garantie besteht, soweit gesetzlich erforderlich.

13. Datenschutzverletzungen und Sicherheitsvorfälle

13.1 Meldung an den Kunden

Entdeckt Computer Repair Twente eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten des Kunden oder vermutet sie begründet, meldet Computer Repair Twente dies dem Verantwortlichen ohne unangemessene Verzögerung.

13.2 Informationen bei der Meldung

Soweit verfügbar, stellt Computer Repair Twente relevante Informationen bereit, beispielsweise:

• Art des Vorfalls;
• Datum oder vermutetes Datum;
• betroffene Systeme;
• Art der personenbezogenen Daten;
• Kategorien betroffener Personen;
• vermutete Ursache;
• ergriffene oder vorgeschlagene Maßnahmen;
• mögliche Folgen;
• Kontaktperson für Rückfragen.

13.3 Meldepflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde

Der Verantwortliche bleibt für die Beurteilung zuständig, ob eine Datenschutzverletzung der Autoriteit Persoonsgegevens oder den betroffenen Personen gemeldet werden muss, sofern schriftlich nichts anderes vereinbart wurde.

13.4 Mitwirkung

Computer Repair Twente unterstützt den Kunden in angemessenem Umfang bei der Bewertung und Bearbeitung einer Datenschutzverletzung, soweit dies in den Dienstleistungsumfang und die zumutbaren Möglichkeiten fällt.

13.5 Kosten

Wird eine Datenschutzverletzung oder ein Vorfall durch Umstände außerhalb der Verantwortung von Computer Repair Twente verursacht, können Kosten für Untersuchung, Behebung, Berichterstattung oder Unterstützung berechnet werden.

14. Rechte betroffener Personen

14.1 Unterstützung

Computer Repair Twente unterstützt den Kunden in angemessenem Umfang bei Anfragen betroffener Personen, soweit diese personenbezogene Daten betreffen, die Computer Repair Twente als Auftragsverarbeiter verarbeitet.

Dazu gehören beispielsweise Anfragen zu:

• Auskunft;
• Berichtigung;
• Löschung;
• Einschränkung;
• Übertragbarkeit;
• Widerspruch;
• Widerruf der Einwilligung.

14.2 Verantwortung des Kunden

Der Kunde bleibt für die Beurteilung und Beantwortung von Anfragen betroffener Personen verantwortlich.

14.3 Weiterleitung der Anfrage

Wendet sich eine betroffene Person direkt an Computer Repair Twente wegen Daten, die im Auftrag des Kunden verarbeitet werden, leitet Computer Repair Twente die Anfrage an den Kunden weiter, sofern nichts anderes erforderlich ist.

15. Mitwirkung bei DSGVO-Pflichten

Computer Repair Twente unterstützt den Kunden in angemessenem Umfang bei DSGVO-Pflichten im Zusammenhang mit der Verarbeitung durch Computer Repair Twente. Dies kann unter anderem Informationen zu Sicherheitsmaßnahmen, Unterstützung bei Datenschutzverletzungen und Betroffenenrechten, Informationen für Datenschutz-Folgenabschätzungen, Informationen zu Unterauftragsverarbeitern sowie zur Beendigung oder Löschung von Daten umfassen.

Diese Unterstützung erfolgt, soweit sie angemessen, technisch möglich und Teil der vereinbarten Dienstleistung ist. Arbeiten außerhalb des üblichen Leistungsumfangs können berechnet werden.

16. Audit und Kontrolle

16.1 Angemessene Kontrolle

Der Verantwortliche kann in angemessenem Umfang Informationen anfordern, um zu prüfen, ob Computer Repair Twente diese Auftragsverarbeitungsvereinbarung einhält.

16.2 Audit-Anfrage

Ein Audit oder eine Kontrolle darf nur nach vorheriger schriftlicher Abstimmung über Zweck, Umfang, Planung, Vertraulichkeit, Sicherheit und Kosten stattfinden.

16.3 Einschränkung

Audits dürfen den Geschäftsbetrieb, die Sicherheit, die Privatsphäre anderer Kunden oder vertrauliche Informationen von Computer Repair Twente nicht unangemessen beeinträchtigen.

16.4 Kosten

Kosten für Audits, umfangreiche Informationsanfragen oder externe Prüfer trägt der Kunde, sofern schriftlich nichts anderes vereinbart ist.

17. Aufbewahrungsfristen

17.1 Gemäß Weisung

Computer Repair Twente bewahrt im Auftrag des Kunden verarbeitete personenbezogene Daten nicht länger auf, als für den Auftrag erforderlich, oder gemäß den Weisungen des Kunden.

17.2 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Manche Daten können länger aufbewahrt werden, wenn dies für gesetzliche Pflichten, Verwaltung, Beweisführung, Streitigkeiten, Sicherheit oder den eigenen Geschäftsbetrieb erforderlich ist.

17.3 Support- und Protokolldaten

Supportverlauf, Tickets, Protokolldaten oder Dokumentation können so lange aufbewahrt werden, wie dies für Service, Garantie, Sicherheit, Verwaltung oder Beweisführung erforderlich ist, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

18. Ende der Verarbeitung

18.1 Löschen oder Zurückgeben

Nach Beendigung der Dienstleistung löscht Computer Repair Twente die im Auftrag des Kunden verarbeiteten personenbezogenen Daten oder gibt sie zurück, abhängig von den Weisungen des Kunden und den technischen Möglichkeiten.

18.2 Ausnahmen

Eine Löschung oder Rückgabe kann unterbleiben, wenn:

• gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen;
• Daten für die Verwaltung erforderlich sind;
• Daten für die Beweisführung erforderlich sind;
• Daten in Backups enthalten sind, aus denen sie nicht sofort selektiv gelöscht werden können;
• eine Löschung technisch unmöglich oder unverhältnismäßig ist;
• eine längere Aufbewahrung für Sicherheit oder Streitbeilegung erforderlich ist.

18.3 Backups

Daten in Backups können während eines normalen Backup-Zyklus erhalten bleiben, bis sie automatisch überschrieben oder gelöscht werden.

19. Haftung

19.1 Allgemeine Einschränkung

Die Haftung von Computer Repair Twente ist gemäß den allgemeinen Geschäftsbedingungen, dem Angebot, dem Vertrag oder gesonderten schriftlichen Vereinbarungen begrenzt.

19.2 Keine Haftung für Anweisungen des Kunden

Computer Repair Twente haftet nicht für Schäden durch Kundenanweisungen, falsche Daten, fehlende Informationen, eine unsichere Kundenumgebung, unzureichende Zugriffsverwaltung, schwache Passwörter, fehlende Backups oder Handlungen von Mitarbeitern oder Dritten des Kunden.

19.3 Keine Folgeschäden

Computer Repair Twente haftet, soweit gesetzlich zulässig, nicht für indirekte Schäden, Folgeschäden, Betriebsunterbrechungen, Umsatzverlust, entgangenen Gewinn, Rufschäden, Datenverlust oder Ansprüche Dritter.

20. Höhere Gewalt

Computer Repair Twente haftet nicht für Leistungsmängel aufgrund höherer Gewalt, einschließlich Störungen bei Lieferanten, Cloud- oder Internetausfällen, Cyberangriffen, Stromausfällen, Krankheit, behördlichen Maßnahmen, Transportproblemen oder anderen Umständen außerhalb des zumutbaren Einflusses von Computer Repair Twente.

21. Vertraulichkeit nach Beendigung

Die Geheimhaltungspflichten gelten auch nach Beendigung der Dienstleistung oder dieser Auftragsverarbeitungsvereinbarung fort, solange die Informationen vertraulicher Art sind.

22. Änderungen

Änderungen dieser Auftragsverarbeitungsvereinbarung sind nur gültig, wenn beide Parteien sie schriftlich bestätigt haben.

Computer Repair Twente darf diesen Entwurf auf der Website ändern, wenn sich Gesetze, Dienstleistungen, Sicherheitsmaßnahmen oder die Betriebsführung ändern. Für bereits unterzeichnete Vereinbarungen gilt die unterzeichnete Fassung, sofern die Parteien schriftlich nichts anderes vereinbaren.

23. Anwendbares Recht

Für diese Auftragsverarbeitungsvereinbarung gilt niederländisches Recht. Streitigkeiten werden gemäß den Hauptvereinbarungen der Parteien dem zuständigen Gericht vorgelegt, sofern zwingendes Recht nichts anderes bestimmt.

24. Unterzeichnung

Dieser Vertragsentwurf wird erst verbindlich, nachdem er ausgefüllt und von beiden Parteien unterzeichnet oder schriftlich bestätigt wurde.

Anhang 1 — Beschreibung der Verarbeitung

Dieser Anhang kann für jeden Kunden ausgefüllt werden.

• IT-Support;
• IT-Arbeitsplatzverwaltung;
• Systemverwaltung;
• Fernunterstützung;
• Wartung;
• Backup und Wiederherstellung;
• Datenwiederherstellung;
• Datenmigration;
• Sicherheitsunterstützung;
• Behebung von Vorfällen;
• IT-Dienstleistungen für Unternehmen.

Kategorien betroffener Personen
Mitarbeiter, Nutzer, Kontaktpersonen, Kunden des Kunden, Lieferanten und sonstige Personen, deren Daten in den Systemen des Kunden gespeichert sind.

Arten personenbezogener Daten
Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Benutzerkonten, Systemdaten, Protokolldaten, Dateien, Backups, technische Daten, Kommunikationsdaten und Zugriffsrechte.

Aufbewahrungsfrist
Gemäß Auftrag, Vertrag oder Weisung des Kunden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder technischen Einschränkungen gelten.

Anhang 2 — Sicherheitsmaßnahmen

Je nach Dienstleistung und technischen Möglichkeiten können unter anderem folgende Maßnahmen angewendet werden:

• starke Passwörter;
• MFA, soweit möglich;
• begrenzter Zugriff;
• sichere Verbindungen;
• verschlüsselte Übertragung, soweit verfügbar;
• Patches und Updates, soweit passend;
• Antiviren-/Sicherheitstools, soweit passend;
• Protokollierung, soweit passend;
• sorgfältige Speicherung von Kundeninformationen;
• Vertraulichkeit;
• Schutz eigener Geräte;
• Beschränkung des Zugriffs auf Supportinformationen;
• sicheres Löschen, soweit möglich.

Anhang 3 — Unterauftragsverarbeiter

Soweit zutreffend, kann hier eine Übersicht der Unterauftragsverarbeiter oder ihrer Kategorien aufgenommen werden, beispielsweise:

• Hosting-Anbieter;
• E-Mail-Anbieter;
• Cloud-Anbieter;
• Fernsupport-Software;
• Backup-Dienst;
• Buchhaltungssoftware;
• Dokumentations- oder Ticketsystem;
• Sicherheitssoftware;
• spezialisierter IT-Partner.

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