Privacyverklaring

Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u altijd contact opnemen.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Computer Repair Twente is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

• Bedrijfsnaam: Computer Repair Twente
• E-mail: contact@computerrepairtwente.nl
• Telefoon: 06-55734000
• Website: www.computerrepairtwente.nl

Indien de bedrijfsgegevens zoals adres, KvK-nummer of btw-nummer op de website staan vermeld, gelden deze gegevens als aanvullende contact- en bedrijfsinformatie.

2. Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer u:

• contact met ons opneemt via de website, e-mail, telefoon, WhatsApp of social media;
• een offerte aanvraagt;
• een reparatie of IT-dienst laat uitvoeren;
• een apparaat bij ons aanbiedt;
• gebruikmaakt van service op locatie;
• gebruikmaakt van support op afstand;
• een factuur ontvangt of betaling doet;
• een garantieclaim of klacht indient;
• klant wordt of eerder klant bent geweest;
• gebruikmaakt van onze website;
• gegevens aanlevert voor een website, hosting, e-mail of andere digitale dienst.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het contact en de aard van de opdracht kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.

3.1 Contactgegevens

• naam;
• bedrijfsnaam, indien van toepassing;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• adresgegevens, indien nodig voor service op locatie, facturatie of administratie;
• plaatsnaam of regio;
• communicatievoorkeuren.

3.2 Opdracht- en reparatiegegevens

• omschrijving van de klacht of opdracht;
• merk, type, model en serienummer van het apparaat;
• accessoires die zijn meegeleverd;
• foto’s van het apparaat of de schade;
• reparatiestatus;
• uitgevoerde werkzaamheden;
• gebruikte of bestelde onderdelen;
• garantietermijn en servicehistorie;
• interne notities die nodig zijn voor uitvoering of nazorg.

3.3 Communicatiegegevens

• e-mails;
• WhatsApp-berichten;
• sms-berichten;
• telefoonnotities;
• contactformulierberichten;
• offerte- en akkoordcommunicatie;
• berichten over garantie, klachten of nazorg.

3.4 Factuur- en betalingsgegevens

• factuurgegevens;
• betaalstatus;
• betaalmethode;
• bankgegevens voor zover zichtbaar bij betaling;
• openstaande posten;
• gegevens die nodig zijn voor boekhouding en belastingadministratie.

3.5 Technische gegevens

Bij reparatie, support of websitegebruik kunnen wij technische gegevens verwerken, zoals:

• IP-adres;
• apparaat type;
• besturingssysteem;
• foutmeldingen;
• logbestanden;
• softwareversies;
• accountinstellingen voor zover noodzakelijk;
• netwerk- of systeeminformatie;
• browsergegevens bij websitebezoek.

3.6 Gegevens op apparaten

Wanneer u een apparaat aanlevert, kunnen daarop persoonlijke bestanden, foto’s, documenten, e-mails, wachtwoorden, accounts of andere gegevens staan. Computer Repair Twente verwerkt deze gegevens niet actief als klantadministratie, maar kan hiermee wel tijdelijk en toevallig in aanraking komen tijdens reparatie, diagnose, dataoverdracht of support.

Wij bekijken privébestanden niet, tenzij dit noodzakelijk is voor de opdracht, bijvoorbeeld bij dataherstel, virusverwijdering, foutdiagnose of migratie.

4. Bijzondere persoonsgegevens

Computer Repair Twente heeft niet als doel om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, zoals medische gegevens, religieuze overtuiging, politieke voorkeur, strafrechtelijke gegevens of andere gevoelige persoonsgegevens.

Toch kan het voorkomen dat zulke gegevens zichtbaar zijn op een apparaat of in bestanden die u zelf aanlevert. In dat geval verwerken wij deze gegevens niet bewust of doelgericht, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de opdracht en u daarvoor toestemming heeft gegeven.

U bent zelf verantwoordelijk voor het verwijderen, afschermen of versleutelen van gevoelige informatie voordat u een apparaat aanlevert, tenzij u ons specifiek opdracht geeft om met deze gegevens te werken, bijvoorbeeld bij dataherstel.

5. Doeleinden van de verwerking

5.1 Communicatie

Wij gebruiken contactgegevens om:

• vragen te beantwoorden;
• afspraken te maken;
• offertes te sturen;
• reparatiestatussen door te geven;
• akkoord te vragen voor werkzaamheden of onderdelen;
• contact op te nemen over facturen, garantie of nazorg.

5.2 Uitvoering van diensten

Wij gebruiken persoonsgegevens en technische gegevens voor:

• diagnose;
• reparatie;
• installatie;
• onderhoud;
• dataoverdracht;
• softwareconfiguratie;
• virus- en malwareverwijdering;
• support op afstand;
• service op locatie;
• levering en bestelling van onderdelen.

5.3 Administratie en facturatie

Wij verwerken gegevens voor:

• offertes;
• facturen;
• betalingsregistratie;
• boekhouding;
• belastingadministratie;
• debiteurenbeheer.

5.4 Garantie en nazorg

Wij bewaren bepaalde opdrachtgegevens om:

• garantie te kunnen beoordelen;
• eerdere werkzaamheden te kunnen terugvinden;
• klanten beter te kunnen helpen bij vervolgvragen;
• bewijs te hebben van gemaakte afspraken en uitgevoerde werkzaamheden.

5.5 Beveiliging en bewijsvoering

Wij kunnen gegevens verwerken voor:

• beveiliging van systemen;
• voorkoming van misbruik of fraude;
• bewijs van akkoord;
• bewijs bij klachten of geschillen;
• bescherming van onze rechten en belangen.

5.6 Wettelijke verplichtingen

Sommige gegevens moeten wij bewaren vanwege wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld voor de administratie en belastingwetgeving. De Belastingdienst geeft aan dat ondernemers basisgegevens van de administratie in principe 7 jaar moeten bewaren.

6. Rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige rechtsgrond voor bestaat.

6.1 Uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken gegevens wanneer dit nodig is om een opdracht, reparatie, levering, offerte, afspraak of dienst uit te voeren.

Voorbeelden:

• uw contactgegevens gebruiken om een afspraak te plannen;
• apparaatgegevens vastleggen voor een reparatie;
• een factuur maken voor uitgevoerde werkzaamheden;
• contact opnemen over akkoord op onderdelen.

6.2 Wettelijke verplichting

Wij verwerken en bewaren gegevens wanneer dit verplicht is volgens de wet, bijvoorbeeld voor belastingadministratie, facturen en boekhouding.

6.3 Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor:

• klantenservice;
• garantieadministratie;
• beveiliging;
• fraudepreventie;
• bewijsvoering bij geschillen;
• verbetering van onze dienstverlening.

Wij maken hierbij steeds een afweging tussen ons belang en uw privacybelang.

6.4 Toestemming

In sommige gevallen vragen wij uw toestemming, bijvoorbeeld voor:

• het bekijken van specifieke bestanden;
• dataherstel waarbij privégegevens kunnen worden geopend;
• gebruik van bepaalde cookies, indien van toepassing;
• publicatie van reviews, foto’s of voorbeelden, indien herleidbaar tot een persoon.

U kunt toestemming altijd intrekken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

7. Reparaties, apparaten en toegang tot gegevens

7.1 Toegang tot apparaat

Voor diagnose, reparatie of installatie kan het nodig zijn dat wij toegang krijgen tot uw apparaat, besturingssysteem, gebruikersaccount of instellingen.

7.2 Wachtwoorden en inloggegevens

Als u wachtwoorden, pincodes, herstelcodes of accountgegevens aan ons verstrekt, doet u dit op eigen verantwoordelijkheid. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de uitvoering van de opdracht.

Wij adviseren om wachtwoorden na afloop van de werkzaamheden te wijzigen.

7.3 Privébestanden

Wij bekijken geen privébestanden tenzij dit noodzakelijk is voor de opdracht of wanneer u ons daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft.

7.4 Back-ups

U blijft zelf verantwoordelijk voor het maken van een actuele back-up voordat u een apparaat aanlevert. Computer Repair Twente is niet aansprakelijk voor verlies, beschadiging of corruptie van data, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid.

7.5 Dataherstel

Bij dataherstel, datamigratie of onderzoek aan defecte opslagmedia kunnen wij tijdelijk toegang krijgen tot bestanden. Dataherstel gebeurt altijd op basis van best-effort. Succes kan niet worden gegarandeerd.

8. Support op afstand

Bij support op afstand kan Computer Repair Twente tijdelijk meekijken of bediening overnemen via daarvoor geschikte software.

8.1 Toestemming

Support op afstand vindt alleen plaats met uw toestemming.

8.2 Zichtbare gegevens

Tijdens support op afstand kunnen gegevens zichtbaar zijn op uw scherm. U bent zelf verantwoordelijk voor het sluiten of afschermen van vensters, bestanden of informatie die niet relevant is voor de opdracht.

8.3 Beëindigen sessie

U kunt een supportsessie op afstand op elk moment beëindigen.

8.4 Geen permanente toegang

Computer Repair Twente gebruikt support op afstand alleen voor de betreffende opdracht en heeft geen permanente toegang tot uw apparaat, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.

9. Website, contactformulier en cookies

9.1 Websitebezoek

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina’s en tijdstip van bezoek.

9.2 Contactformulier

Wanneer u een contactformulier invult, verwerken wij de gegevens die u zelf invult, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en berichtinhoud.

9.3 Cookies

Computer Repair Twente kan gebruikmaken van functionele cookies die nodig zijn voor de werking van de website. Indien analytische of marketingcookies worden gebruikt waarvoor toestemming nodig is, vragen wij daarvoor toestemming via een cookiemelding.

9.4 Analyse

Als wij websitebezoek meten, doen wij dit bij voorkeur privacyvriendelijk. Gegevens worden gebruikt om de website te verbeteren, storingen te analyseren en misbruik te voorkomen.

9.5 Externe inhoud

Onze website kan links bevatten naar externe websites of diensten. Computer Repair Twente is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van externe partijen.

10. WhatsApp, e-mail en telefoon

10.1 WhatsApp

Wanneer u via WhatsApp contact met ons opneemt, verwerken wij uw telefoonnummer, naam, profielfoto indien zichtbaar, berichtinhoud en eventuele meegestuurde bestanden of foto’s.

WhatsApp is een dienst van een derde partij. Het gebruik van WhatsApp valt mede onder de voorwaarden en het privacybeleid van WhatsApp/Meta.

10.2 E-mail

Wanneer u ons e-mailt, verwerken wij uw e-mailadres, naam, berichtinhoud, bijlagen en technische e-mailgegevens.

10.3 Telefoon

Bij telefonisch contact kunnen wij notities maken over de inhoud van het gesprek, bijvoorbeeld voor afspraken, reparaties, offertes of klachten.

10.4 Geen gevoelige informatie via onbeveiligde kanalen

Wij raden af om zeer gevoelige gegevens, wachtwoorden of vertrouwelijke documenten via WhatsApp of onbeveiligde e-mail te sturen, tenzij dit noodzakelijk is en u het risico accepteert.

11. Offertes, facturen en administratie

Voor het maken van offertes, facturen en administratie verwerken wij gegevens zoals naam, bedrijfsnaam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, omschrijving van diensten of producten, prijzen, btw-gegevens, betaalstatus, factuurnummer en datum van offerte, opdracht of factuur.

Deze gegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor onze administratie, wettelijke verplichtingen, garantie, bewijsvoering en klantenservice.

12. Delen van persoonsgegevens met derden

Computer Repair Twente deelt persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, wettelijke verplichtingen, administratie, beveiliging of dienstverlening.

Voorbeelden van derden zijn:

• leveranciers van onderdelen;
• boekhouder of administratiekantoor;
• hostingprovider;
• e-mailprovider;
• betaalprovider;
• softwareleveranciers;
• supportsoftware;
• bezorg- of transportdiensten;
• incassodienstverlener, indien nodig;
• juridische of fiscale adviseurs, indien nodig;
• overheidsinstanties indien wettelijk verplicht.

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

13. Verwerkers

Wanneer derde partijen in opdracht van Computer Repair Twente persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig afspraken om persoonsgegevens zorgvuldig te beschermen.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om hosting, e-mail, administratie, back-updiensten, boekhoudsoftware of supporttools.

14. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Computer Repair Twente probeert persoonsgegevens zoveel mogelijk te verwerken binnen de Europese Economische Ruimte. Sommige externe diensten, zoals e-mailproviders, cloudsoftware, analyseprogramma’s of communicatieplatformen, kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval vertrouwen wij op passende waarborgen voor zover wettelijk vereist, zoals standaardcontractbepalingen of andere toegestane mechanismen.

15. Beveiliging van persoonsgegevens

Computer Repair Twente neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, onbevoegde toegang, wijziging, misbruik of openbaarmaking.

Voorbeelden van maatregelen kunnen zijn:

• beveiligde toegang tot systemen;
• gebruik van wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie;
• beperkte toegang tot klantgegevens;
• beveiliging van apparaten en administratie;
• zorgvuldige omgang met klantapparaten;
• software-updates waar mogelijk;
• gebruik van beveiligde verbindingen waar passend;
• back-ups van eigen bedrijfsadministratie;
• interne afspraken over vertrouwelijkheid.

Geen enkel systeem is echter volledig risicovrij. Computer Repair Twente kan daarom niet garanderen dat onbevoegde toegang, verlies of misbruik onder alle omstandigheden volledig wordt voorkomen.

16. Datalekken

Indien sprake is van een beveiligingsincident of datalek, beoordeelt Computer Repair Twente de aard en ernst van het incident. Wanneer dit wettelijk verplicht is, melden wij een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokken personen. Wij nemen passende maatregelen om de gevolgen van een incident zoveel mogelijk te beperken.

17. Bewaartermijnen

Computer Repair Twente bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt. De overheid geeft aan dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

• Offertes zonder opdracht: maximaal 2 jaar
• Contactaanvragen zonder opdracht: maximaal 12 maanden
• Reparatie- en servicegegevens: zolang nodig voor garantie, servicehistorie en bewijsvoering
• Facturen en administratieve gegevens: minimaal 7 jaar
• Garantiegegevens: gedurende de garantieperiode en redelijke periode daarna
• Klacht- en geschilgegevens: zolang nodig voor behandeling en bewijsvoering
• WhatsApp- en e-mailcommunicatie: zolang nodig voor opdracht, service, administratie of bewijs
• Supportgegevens op afstand: alleen zolang nodig voor uitvoering en controle
• Website-logbestanden: zo kort mogelijk, tenzij langer nodig voor beveiliging of foutanalyse

Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij langer bewaren noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting, geschil, garantie of gerechtvaardigd belang.

18. Uw privacyrechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten. De Autoriteit Persoonsgegevens benoemt onder andere het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar.

U heeft onder meer de volgende rechten:

• Recht op informatie: u heeft recht op duidelijke informatie over wat wij met uw persoonsgegevens doen en waarom.
• Recht op inzage: u mag vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op correctie: u mag vragen om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.
• Recht op verwijdering: u mag vragen om persoonsgegevens te laten verwijderen, voor zover wij deze niet langer hoeven te bewaren op grond van een wettelijke verplichting, overeenkomst, garantie, administratieplicht of gerechtvaardigd belang.
• Recht op beperking: u mag in bepaalde gevallen vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.
• Recht op bezwaar: u mag bezwaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: voor zover van toepassing mag u vragen om persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen.
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, mag u deze toestemming intrekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht.

19. Verzoek indienen

U kunt een privacyverzoek indienen via: contact@computerrepairtwente.nl.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om uw identiteit te bevestigen. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk. Wij reageren in principe binnen 30 dagen op uw verzoek. Indien een verzoek complex is of veel verzoeken tegelijk worden gedaan, kan deze termijn worden verlengd voor zover de AVG dat toestaat.

20. Minderjarigen

Computer Repair Twente richt zich niet specifiek op minderjarigen. Indien een minderjarige gebruik wil maken van onze diensten, kan toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger nodig zijn.

Wanneer wij ontdekken dat wij zonder geldige toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verwerkt, verwijderen wij deze gegevens voor zover dat redelijkerwijs mogelijk en wettelijk toegestaan is.

21. Klachten

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, vragen wij u eerst contact met ons op te nemen. Dan proberen wij samen tot een oplossing te komen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

22. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Computer Repair Twente mag deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, werkwijze, website, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website.

23. Contactgegevens

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

• Computer Repair Twente
• E-mail: contact@computerrepairtwente.nl
• Telefoon: 06-55734000
• Website: www.computerrepairtwente.nl